Comitato per la salvaguardia dell'imparzialità

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Gli organismi di certificazione di sistemi di gestione accreditati devono costituire il "Comitato per la salvaguardia dell'imparzialità", così come previsto dalla norma di riferimento per il loro accreditamento: UNI CEI EN ISO/IEC 17021 "Valutazione della conformità - Requisiti per gli organismi che forniscono audit e certificazione di sistemi di gestione".

La norma obbliga la struttura organizzativa dell'organismo a salvaguardare l'imparzialità delle attività di certificazione e a prevedere un Comitato per:

  1. affiancare l'organismo nello sviluppo delle politiche relative all'imparzialità delle proprie attività di certificazione;
  2. contrastare ogni tendenza, da parte dell'organismo, che aspetti commerciali o di altra natura, impediscano una coerente e obiettiva effettuazione delle attività di certificazione;
  3. fornire suggerimenti su aspetti che possono influenzare la fiducia nella certificazione, compresi la trasparenza e la percezione del pubblico;
  4. condurre un riesame, almeno una volta all'anno, circa l'imparzialità degli audit, delle certificazioni e dei processi decisionali dell'organismo.

Altri compiti o attività possono essere affidati al Comitato, purché tali compiti o attività aggiuntive non ne compromettano il ruolo essenziale di garantire l'imparzialità.

Composizione, mandato, compiti, autorità, competenza dei componenti e responsabilità del Comitato, devono essere formalmente documentati e autorizzati da parte dell'alta direzione dell'organismo, per garantire:

  1. l'equilibrio degli interessi rappresentati in modo che nessun singolo interesse sia predominante;
  2. l'accesso a tutte le informazioni necessarie per consentire al Comitato di svolgere le proprie funzioni;
  3. il diritto del Comitato di intraprendere azioni indipendenti (ad esempio: informando le autorità, l'organismo di accreditamento, le parti interessate) qualora l'alta direzione dell'organismo non tenga conto del suggerimento dato dal Comitato.

Sebbene il Comitato non possa rappresentare ogni interesse, l'organismo dovrebbe identificare e sollecitare la partecipazione degli interessi principali. Tali interessi possono comprendere: i clienti dell'organismo, i clienti delle organizzazioni i cui sistemi di gestione sono certificati, i rappresentanti delle associazioni industriali e del commercio, i rappresentanti di organismi governativi di controllo o di altre entità governative o i rappresentanti di organizzazioni non governative, comprese le organizzazioni dei consumatori.

ANCIS ha costituito il proprio CSI e disciplinato il suo operato mediante specifica procedura documentata che recepisce vincoli e principi della norma ISO 17021, sia per le attività che deve svolgere il Comitato sia per la rappresentanza delle parti interessate sia per la nomina e durata in carica. Il Comitato svolge il proprio compito mediante riunioni periodiche (4/5 all'anno) nelle quali sono affrontati sistematicamente i seguenti argomenti:

  1. comunicazioni del Presidente del CSI;
  2. rapporti con ACCREDIA ed esiti delle visite c/o ANCIS o in accompagnamento c/o organizzazioni clienti;
  3. supervisione sui risultati economico-finanziari;
  4. rapporti sulle attività di certificazione;
  5. esiti dei monitoraggi interni in tema di gestione del rischio e di prestazioni dei processi di certificazione;
  6. reclami e/o ricorsi ricevuti a carico di ANCIS;
  7. reclami ricevuti da ANCIS a carico di organizzazioni clienti.

I componenti del CSI sono vincolati alla riservatezza delle informazioni che acquisiscono durante il loro mandato e confermano tale impegno con la sottoscrizione di specifica dichiarazione.

Il CSI ha facoltà di sorvegliare l'operato di ANCIS anche mediante la richiesta di specifiche riunioni su eventuali argomenti critici individuati dal medesimo CSI, inclusa la facoltà di partecipare alle visite in campo o durante le attività di delibera delle certificazioni.