Disposizioni per la transizione alla norma ISO 45001:2018

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Il 12 marzo 2018 è stata pubblicata la prima norma ISO certificabile sui Sistemi di gestione per la salute e sicurezza sul lavoro (SCR): si tratta della ISO 45001 Occupational Health and Safety Management Systems - Requirements with guidance for use, la cui traduzione italiana è del 13 marzo 2018 dal titolo UNI ISO 45001:2018 Sistemi di gestione per la salute e sicurezza sul lavoro - Requisiti e guida per l'uso.

La norma è in vigore (e certificabile) dalla sua data di pubblicazione internazionale ed è in corso il relativo periodo di transizione (3 anni) che termina nel marzo 2021, data entro la quale i Certificati BS OHSAS 18001 devono essere emessi con riferimento alla nuova norma. Da aprile 2021 la BS OHSAS 18001:2007 viene ritirata e non è più valida; di conseguenza perdono validità tutti i certificati emessi a fronte di questa norma.

Nei 3 anni del periodo di transizione sono valide le certificazioni emesse con riferimento sia alla BS OHSAS 18001:2007 sia alla UNI ISO 45001:2018.

La data di scadenza dei Certificati BS OHSAS 18001:2007 emessi durante il periodo di transizione corrisponde alla fine del periodo di transizione di tre anni.

Dal 17 aprile 2019, ANCIS rilascia anche Certificati UNI ISO 45001:2018 accreditati. 

Dal 19 giugno 2019 inoltre, per le visite in accordo a ISO 45001 e BS 18001, non è più in vigore il documento ACCREDIA RT12. Il Regolamento è stato sostituito dal documento IAF MD22 [Application of ISO/IEC 17021-1 for the Certification of Occupational Health and Safety Management Systems (OH&SMS)], applicabile a livello internazionale.

A partire dal 12 marzo 2020 ANCIS condurrà esclusivamente visite a fronte della ISO 45001.

Elenchiamo le fasi del processo di certificazione per le organizzazioni che devono affrontare la transizione.

1   Quando effettuare la transizione:

La transizione alla ISO 45001 prevede l'effettuazione di una verifica rispetto ai contenuti della nuova norma e può essere fatta, secondo le esigenze del cliente, purché sia effettuata entro il periodo di validità del certificato BS 18001:

  • In occasione della visita di mantenimento annuale.
  • In occasione della visita di riesame triennale.
  • In occasione di una visita ad hoc.

2   Durata della visita di transizione:

  • Mantenimento annuale e riesame triennale: ai tempi di visita previsti dal vigente contratto, viene aggiunto un minimo di 1 giorno/uomo.
  • Visita ad hoc: la durata non potrà essere inferiore ad un terzo dei tempi previsti per la visita periodica, con un minimo di 1 giorno/uomo.

3   Modifiche contrattuali:

  • Mantenimento annuale: comunicazione formale della durata e del relativo impegno economico, a integrazione del contratto vigente.
  • Riesame triennale: nuova proposta di contratto per l'intero triennio.
  • Specifica visita: comunicazione formale della durata e del relativo impegno economico, a integrazione del contratto vigente.

4   Piano di visita:

Il Piano di visita riguarderà, indipendentemente dal tipo di visita, l'intero Sistema; nel caso di transizione in occasione della visita di mantenimento annuale, i requisiti non campionati per tale visita rispetto alla precedente norma, saranno verificati limitatamente alle novità introdotte. Analogamente per tutti i requisiti verificati in occasione di una specifica visita.

5   Svolgimento della visita e delibera:

  • Lo svolgimento della visita e la gestione delle eventuali carenze non subiranno variazioni rispetto alle 'normali' visite.
  • Il Gruppo di valutazione esprimerà nel Rapporto un giudizio sulla transizione, sia relativamente alle informazioni documentate ("Conformità della documentazione") sia nel complesso ("Conclusioni").
  • Dopo la chiusura positiva del Rapporto di visita, verrà attivato il processo di delibera e, se anche questo sarà positivo, verrà revisionato il Certificato con riferimento alla UNI ISO 45001.

6   Esito della visita di transizione. Si potranno presentare le seguenti situazioni:

  • Esito positivo: solo NC minori e/o Raccomandazioni. In tale caso il Gruppo di valutazione compilerà la sezione del Rapporto di visita "Conclusioni" proponendo il rilascio della certificazione UNI ISO 45001 (la data di prima emissione fa riferimento al rilascio BS 18001).
    Il Gruppo dovrà anche dare evidenza, compilando il campo del Rapporto di visita "Conclusioni", di aver verificato con esito positivo la conformità del Sistema anche ai requisiti della BS 18001, al fine di garantire, la validità della certificazione in essere prima della delibera.

  • Esito negativo: presenza di almeno una Non Conformità maggiore (rispetto ai nuovi requisiti normativi). In questo caso il Gruppo di valutazione potrà effettuare una visita supplementare entro un massimo di 3 mesi al fine di verificarne la chiusura. 
    Il Gruppo dovrà anche dare evidenza, compilando il campo del Rapporto di visita "Conclusioni", di aver verificato con esito positivo la conformità del Sistema anche ai requisiti della BS 18001, al fine di garantire la validità del Certificato.
    Solo a seguito dell'esito positivo di una visita supplementare per la chiusura delle Non Conformità maggiori, il Gruppo di valutazione potrà proporre la transizione della certificazione.
    Nel caso in cui la visita supplementare abbia esito negativo, si procederà con una programmazione personalizzata delle attività da effettuare per la migrazione. Nel frattempo, rimane valido il Certificato BS 18001.

  • Interruzione: qualora la gravità delle carenze riscontrate non consentisse di valutare tutti gli elementi del cambiamento, il Responsabile del Gruppo di valutazione e la Segreteria tecnica di ANCIS valuteranno se continuare la visita, verificando il Sistema in conformità alla precedente edizione della norma, oppure se rimandare a data da definire.

Tutte le attività di cui sopra e l'avvenuta transizione al nuovo modello normativo devono essere concluse entro il termine del periodo transitorio.

7   Cosa succede se non viene completata la transizione:

  • Se non viene terminato l'iter di transizione entro i tempi stabiliti, i Certificati BS 18001 vengono ritirati, in quanto non più validi.
  • Se la transizione viene effettuata entro 90 giorni dalla scadenza del transitorio, la medesima transizione e il conseguente ripristino della certificazione dovranno avvenire con una visita della durata di un rinnovo (a prescindere dal tipo di visita in programma). Oltre 90 giorni, dovrà essere avviato un nuovo iter di certificazione (stage 1 e visita iniziale) e rilasciato un nuovo Certificato.
    In ogni caso, dopo la scadenza del transitorio e fino al ripristino, la certificazione non è valida.

Per informazioni e chiarimenti la nostra Segreteria tecnica è a tua disposizione (telefono +39 020062051, segreteria@ancis.it).

Revisione: agg.to gennaio 2020