Disposizioni per la transizione alla norma ISO 50001:2018

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Il 20 agosto 2018 è stata pubblicata la ISO 50001:2018 sui Sistemi di gestione dell'energia (SGE), recepita da UNI il 27 settembre dello stesso anno. La norma è in vigore (e certificabile) dalla sua data di pubblicazione ed è in corso il relativo periodo di transizione (3 anni) che terminerà il 19 agosto 2021, data entro la quale i Certificati ISO 50001:2011 devono essere emessi con riferimento alla nuova edizione. Dal 20 agosto 2021, infatti, la ISO 50001:2011 cessa la sua validità.

Nei 3 anni del periodo di transizione sono valide le certificazioni emesse con riferimento sia alla ISO 50001:2011 sia alla nuova edizione 2018 della norma.

La data di scadenza dei Certificati UNI CEI EN ISO 50001:2011 emessi durante il periodo di transizione corrisponde alla fine del periodo di transizione di tre anni (19 agosto 2021).

In accordo alle prescrizioni internazionali, ANCIS potrà emettere Certificati in accordo alle nuove edizioni non appena accreditato a fronte della nuova edizione e a partire dal 19 febbraio 2020 condurrà esclusivamente visite a fronte della edizione 2018 della ISO 50001.

Elenchiamo le fasi del processo di certificazione che rilevano per la transizione.

1   Quando effettuare la transizione:

La transizione alla UNI CEI EN ISO 50001:2018 prevede l'effettuazione di una verifica rispetto ai contenuti della nuova norma e può essere fatta, secondo le esigenze del cliente, entro il periodo di validità del certificato:

  • In occasione della visita di mantenimento annuale.
  • In occasione della visita di riesame triennale.
  • In occasione di una visita ad hoc.

2   Durata della visita di transizione:

  • Mantenimento annuale: viene aggiunto il 20% dei tempi di visita ai giorni/uomo già previsti dal vigente contratto, con un minimo di 0,5 giorno/uomo; la conferma o meno della durata complessiva della visita verrà stabilita dopo l'esame della documentazione a supporto della transizione inviata dal cliente.
  • Riesame triennale: potrebbero essere necessari tempi di visita integrativi rispetto al contratto. La durata viene definita caso per caso in funzione delle risultanze degli audit SGE dell’ultimo triennio che comporterà la conferma dei giorni/uomo per il riesame triennale oppure un aumento della durata della visita.
  • Visita ad hoc: la durata verrà decisa dopo l'esame della documentazione inviata dal cliente.
  • Eventuali carenze/osservazioni che dovessero emergere a seguito dell'esame della documentazione, se non risolte prima, verranno registrate e gestite nel Rapporto di visita.

3   Modifiche contrattuali:

  • Mantenimento annuale: comunicazione formale della durata e del relativo impegno economico, a integrazione del contratto vigente.
  • Riesame triennale: nuova proposta di contratto per l'intero triennio.
  • Visita ad hoc: comunicazione formale della durata e del relativo impegno economico, a integrazione del contratto vigente.

4   Piano di visita:

Il Piano di visita riguarderà, indipendentemente dal tipo di visita, l’intero Sistema; nel caso di transizione in occasione della visita di mantenimento annuale, i requisiti non campionati per tale visita rispetto alla precedente norma, saranno verificati limitatamente alle novità introdotte. Analogamente per tutti i requisiti verificati in occasione di una specifica visita.

5   Svolgimento della visita e delibera:

  • Lo svolgimento della visita e la gestione delle eventuali carenze non subiranno variazioni rispetto alle 'normali' visite.
  • Il Gruppo di valutazione esprimerà nel Rapporto un giudizio sulla transizione, sia relativamente alle informazioni documentate ("Conformità della documentazione") sia nel complesso ("Conclusioni").
  • Dopo la chiusura positiva del Rapporto di visita, verrà attivato il processo di delibera e, se anche questo sarà positivo, verrà revisionato il Certificato con riferimento alla nuova edizione.

6   Esito della visita di transizione.

Si potranno presentare le seguenti situazioni:

  • Esito positivo: solo NC minori e/o Raccomandazioni. In tale caso il Gruppo di valutazione compilerà la sezione del Rapporto di visita "Conclusioni" proponendo il rilascio della certificazione secondo la nuova edizione della norma. Il Gruppo dovrà anche dare evidenza, compilando il campo del Rapporto di visita "Conclusioni", di aver verificato con esito positivo la conformità del Sistema ai requisiti della ISO 50001:2011, al fine di garantire, la validità della certificazione in essere prima della delibera.
  • Esito negativo: presenza di almeno una Non Conformità (ascrivibile a nuovi requisiti normativi). In questo caso il Gruppo di valutazione potrà effettuare una visita supplementare entro un massimo di 3 mesi al fine di verificare la chiusura delle Non conformità.
    Il Gruppo dovrà anche dare evidenza, compilando il campo del Rapporto di visita "Conclusioni", di aver verificato con esito positivo la conformità del Sistema ai requisiti della ISO 50001:2011, al fine di garantire la validità del Certificato. Se, a giudizio del Responsabile del Gruppo di valutazione, fossero necessari tempi aggiuntivi verrà informata la Segreteria tecnica di ANCIS per le azioni del caso.
    A seguito dell’esito positivo della visita supplementare, il Gruppo potrà proporre l’organizzazione per la transizione.
    Nel caso in cui la visita supplementare abbia esito negativo, si procederà con una visita finalizzata a accertare il mantenimento della conformità alla precedente edizione, compatibilmente con i tempi del transitorio.

  • Interruzione: qualora la gravità delle carenze riscontrate non consentisse di valutare tutti gli elementi del cambiamento, il Responsabile del Gruppo di valutazione e la Segreteria tecnica di ANCIS valuteranno se continuare la visita, verificando il Sistema in conformità alla precedente edizione della norma, oppure se rimandare a data da definire.

7   Cosa succede se non viene completata la transizione:

  • Se non terminato l’iter di transizione entro i tempi stabiliti, i Certificati ISO 50001:2011 verranno ritirati, essendo venuti meno i presupposti di validità.
  • Se la transizione verrà effettuata entro 90 giorni dalla data di scadenza, la medesima transizione verrà attuata con una visita di rinnovo; viceversa dovrà essere intrapreso un nuovo iter di certificazione (stage 1 e visita iniziale).

Per informazioni e chiarimenti la nostra Segreteria tecnica è a tua disposizione (telefono +39 020062051, segreteria@ancis.it).

Maggio 2019